Como admitir um funcionário cumprindo todos os trâmites legais

Como admitir um funcionário cumprindo todos os trâmites legais

Introdução

Admitir um funcionário envolve muito mais do que assinar um contrato de trabalho. O processo de admissão de funcionário exige o cumprimento de uma série de obrigações legais que vão desde a coleta de documentos até o envio de informações ao eSocial antes do início das atividades.

Neste guia completo, você aprende cada etapa do processo de admissão, os documentos necessários, os prazos e as obrigações com o governo.

O que é o processo de admissão

A admissão é o conjunto de procedimentos formais que formalizam a relação de emprego entre empresa e trabalhador. Ela garante ao empregado todos os direitos trabalhistas previstos na CLT e dá ao empregador segurança jurídica para gerir a relação de trabalho.

Como funciona o processo de admissão

O processo segue uma sequência lógica de etapas que devem ser respeitadas para garantir a conformidade legal:

1. Definição do cargo e tipo de contrato
2. Coleta de documentos do candidato
3. Realização do exame admissional
4. Registro do empregado na CTPS e no sistema interno
5. Envio da admissão ao eSocial
6. Assinatura do contrato de trabalho
7. Abertura de conta salário e cadastro no vale-transporte

Principais documentos exigidos

O empregador deve solicitar ao novo funcionário os seguintes documentos:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) física ou digital
• RG e CPF
• PIS/PASEP
• Comprovante de residência atualizado
• Título de eleitor
• Certidão de nascimento ou casamento
• Comprovante de escolaridade
• Dados bancários para abertura de conta salário
• Foto 3x4 (em alguns casos)
• Documentos específicos por cargo (registro no conselho de classe, carteira de habilitação, etc.)

Exame admissional

O exame médico admissional é obrigatório e deve ser realizado antes do início das atividades. Ele avalia a aptidão do candidato para exercer o cargo, considerando os riscos ocupacionais da função. O laudo de aptidão deve ser emitido pelo médico do trabalho e arquivado pela empresa.

Registro na CTPS e no eSocial

Com a CTPS digital, o registro é feito diretamente pelo eSocial, sem a necessidade de carimbo ou assinatura física. O empregador deve enviar o evento de admissão (S-2200) até o dia anterior ao início do trabalho do empregado. O descumprimento desse prazo configura trabalho sem registro, sujeitando o empregador a multas.

Assinatura do contrato de trabalho

O contrato de trabalho pode ser por prazo indeterminado (regra geral), por prazo determinado (máximo de dois anos) ou intermitente. Deve conter:

• Identificação das partes
• Cargo e função
• Salário
• Jornada de trabalho
• Local de trabalho
• Benefícios concedidos
• Cláusulas específicas conforme a categoria profissional

Benefícios obrigatórios na admissão

Ao admitir o funcionário, o empregador deve providenciar:

• Vale-transporte (salvo se o empregado optar por não receber)
• Inclusão no plano de saúde coletivo, se a empresa oferecer
• Abertura de conta no FGTS Digital vinculada ao trabalhador
• Cadastro em alimentação coletiva, se aplicável

Exemplos práticos

Empresa de comércio contrata vendedor com salário de R$ 2.500,00. Antes de o vendedor iniciar na segunda-feira, a empresa deve: recolher os documentos na sexta-feira, agendar o exame admissional, enviar o evento S-2200 ao eSocial até domingo e assinar o contrato na segunda-feira, antes do início do expediente.

Importância do processo correto de admissão

Um processo de admissão mal executado pode resultar em reconhecimento de vínculo empregatício em período anterior ao registro, autuações fiscais, multas trabalhistas e passivos previdenciários. A conformidade desde o primeiro dia protege tanto o empregador quanto o trabalhador.

FAQ

1. Posso contratar sem assinar contrato escrito? O contrato de trabalho pode ser verbal, mas é altamente recomendável formalizá-lo por escrito para evitar conflitos futuros.

2. Qual o prazo para enviar a admissão ao eSocial? O evento de admissão deve ser transmitido até o dia anterior ao início das atividades.

3. O exame admissional é obrigatório para todos os cargos? Sim. A NR-7 (PCMSO) exige exame admissional para todos os empregados antes do início do trabalho.

4. O que acontece se a admissão não for registrada no eSocial? O empregador pode ser autuado por trabalho sem registro, com multa de um salário mínimo regional por empregado não registrado.

5. Empregado com CTPS digital precisa entregar a carteira física? Não. Com a CTPS digital, o registro é eletrônico e feito diretamente pelo eSocial. O empregado não precisa entregar documento físico.

6. Posso contratar menor de 18 anos? Sim, a partir de 14 anos como menor aprendiz e a partir de 16 anos em regime comum, respeitadas as restrições de horário e função.

7. O período de experiência exige contrato separado? O contrato de experiência deve ser formalizado por escrito. Tem prazo máximo de 90 dias, podendo ser prorrogado uma vez.

8. Como cadastrar o funcionário no vale-transporte? O empregador deve cadastrar o novo funcionário junto à operadora de vale-transporte e solicitar que ele informe o trajeto e os meios de transporte utilizados.

9. A abertura de conta salário é obrigatória? Sim. O empregador deve garantir conta para pagamento do salário, podendo ser conta salário ou conta corrente indicada pelo empregado.

10. Existe prazo para devolver a CTPS? Com a CTPS digital, não há retenção do documento. Na CTPS física (ainda em uso por alguns trabalhadores), o prazo de devolução é de 48 horas.

Glossário

• CTPS digital: Carteira de Trabalho em formato eletrônico, acessível pelo aplicativo da Carteira de Trabalho Digital.
• Exame admissional: avaliação médica obrigatória realizada antes do início das atividades do empregado.
• eSocial: sistema federal que unifica o envio de informações trabalhistas ao governo.
• PIS/PASEP: número de identificação do trabalhador junto à Caixa Econômica Federal e ao Banco do Brasil.
• Contrato de experiência: modalidade de contrato por prazo determinado de até 90 dias.

Artigos relacionados

• eSocial: o que é, quem deve usar e como funciona
• FGTS Digital: o que mudou para as empresas em 2026
• Processo de demissão: passo a passo para o empregador
• Quais encargos compõem o custo total de um funcionário CLT

Conclusão

Admitir um funcionário com todos os trâmites legais protege a empresa de passivos trabalhistas e assegura os direitos do trabalhador desde o primeiro dia. Organize o processo de forma sequencial: documentos, exame médico, eSocial, contrato e benefícios. Com organização e apoio contábil especializado, a admissão se torna um procedimento seguro e eficiente.