Obrigações acessórias das empresas no Simples Nacional

Obrigações acessórias das empresas no Simples Nacional

Estar no Simples Nacional não significa estar livre de obrigações acessórias. Além de pagar o DAS mensalmente, as empresas optantes pelo regime devem cumprir uma série de exigências fiscais, contábeis e trabalhistas. O descumprimento pode gerar multas e até a exclusão do regime.

O que são obrigações acessórias

Obrigações acessórias são exigências legais que não envolvem diretamente o pagamento de tributos, mas têm por objetivo fornecer informações ao fisco para controle da arrecadação. Elas complementam as obrigações principais (pagamento de impostos) e são igualmente obrigatórias.

Principais obrigações acessórias no Simples Nacional

1. PGDAS-D (Declaração mensal)

O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório (PGDAS-D) deve ser preenchido mensalmente, informando as receitas brutas de cada atividade, para gerar o DAS corretamente.

• Prazo: até o dia 20 do mês seguinte ao de competência
• Acesso: Portal do Simples Nacional
• Multa por atraso: 2% ao mês-calendário sobre o DAS não declarado, limitada a 20%

2. DASN-SIMEI (Para MEI)

O Microempreendedor Individual (MEI) deve entregar anualmente a Declaração Anual de Faturamento do Simples Nacional para o MEI (DASN-SIMEI), informando o faturamento total do ano anterior.

• Prazo: até 31 de maio de cada ano
• Acesso: Portal do Simples Nacional
• Multa por atraso: R$ 50,00, reduzida a 50% se paga antes de qualquer procedimento de ofício

3. DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)

A DEFIS é a declaração anual entregue pelas empresas do Simples Nacional (exceto MEI). Ela reúne informações sobre faturamento, distribuição de lucros, sócios, empregados e outros dados fiscais e econômicos.

• Prazo: até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário
• Acesso: Portal do Simples Nacional
• Multa por atraso: 2% ao mês-calendário, sobre a receita bruta declarada, limitada a 20%

4. EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é obrigatória para empresas do Simples Nacional que:

• Prestam serviços com retenção de contribuições previdenciárias
• Estão sujeitas à retenção de IR na fonte

A periodicidade e o prazo variam conforme o tipo de evento declarado.

5. eSocial

O eSocial é obrigatório para todas as empresas com empregados, incluindo as do Simples Nacional. Por meio dele, são informados:

• Admissões e demissões
• Folha de pagamento mensal
• Afastamentos
• Eventos de segurança e saúde no trabalho

6. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, NFS-e)

Empresas do Simples Nacional são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica quando realizam vendas de produtos (NF-e) ou prestação de serviços (NFS-e, pelo portal do município), conforme a legislação estadual e municipal.

7. SPED Contábil (ECD)

A Escrituração Contábil Digital (ECD) não é obrigatória para a maioria das empresas do Simples Nacional. No entanto, empresas que distribuem lucros acima do limite da presunção ou que utilizam outras formas de escrituração podem ser obrigadas.

8. Obrigações trabalhistas e previdenciárias

Além das fiscais, empresas com funcionários no Simples Nacional devem entregar:

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) mensalmente, via eSocial
• Informe de rendimentos para os empregados até fevereiro do ano seguinte
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) anualmente

Penalidades pelo descumprimento

O descumprimento das obrigações acessórias no Simples Nacional pode gerar:

• Multas automáticas por atraso de declarações
• Autuações fiscais por divergências nas informações prestadas
• Risco de exclusão do Simples por irregularidades reiteradas
• Impedimento para emissão de certidões de regularidade

Como se organizar para cumprir as obrigações

Para não perder prazos, recomenda-se:

1. Manter um calendário fiscal atualizado com todas as obrigações e datas-limite
2. Contratar um escritório de contabilidade experiente em Simples Nacional
3. Usar sistemas de gestão integrados ao PGDAS-D e ao eSocial
4. Guardar comprovantes de envio de todas as declarações

FAQ

1. O MEI tem obrigações acessórias? Sim. O MEI deve entregar a DASN-SIMEI anualmente e, se tiver funcionário, cumprir obrigações do eSocial.

2. Posso retificar uma declaração entregue com erro? Sim. A retificação pode ser feita pelo Portal do Simples Nacional, mas pode gerar diferença de DAS a pagar.

3. Quanto é a multa por atraso no PGDAS-D? 2% ao mês sobre o valor do DAS não declarado, com mínimo de R$ 50,00 e máximo de 20%.

4. O Simples Nacional dispensa a escrituração contábil? Não. A escrituração contábil é recomendada e pode ser exigida em algumas situações, como para comprovar distribuição de lucros.

5. A DEFIS substitui a declaração de Imposto de Renda? Não. A DEFIS é uma declaração específica do Simples Nacional. Os sócios ainda precisam declarar seus rendimentos no IR pessoa física.

6. Empresa do Simples que não tem funcionário precisa do eSocial? Eventualmente sim, especialmente se contratar prestadores de serviços com INSS retido.

7. Qual a diferença entre obrigação acessória e principal? A obrigação principal é o pagamento do tributo. A acessória é a entrega de informações ao fisco.

8. O contador é responsável pelas obrigações acessórias? O contador auxilia e executa, mas a responsabilidade legal é sempre da empresa.

Glossário

• PGDAS-D: sistema de declaração mensal do Simples Nacional
• DASN-SIMEI: declaração anual de faturamento do MEI
• DEFIS: declaração anual das empresas optantes pelo Simples Nacional
• eSocial: plataforma de envio de obrigações trabalhistas e previdenciárias
• EFD-Reinf: escrituração de retenções fiscais e previdenciárias
• ECD: Escrituração Contábil Digital, parte do SPED

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Conclusão

Cumprir as obrigações acessórias no Simples Nacional é tão importante quanto pagar os tributos. O descumprimento pode resultar em multas, autuações e até na exclusão do regime. Organize seu calendário fiscal, conte com um contador de confiança e utilize ferramentas tecnológicas para garantir que todas as declarações sejam entregues corretamente e dentro do prazo.